10 sätt att öka produktiviteten

Många av oss lägger ner mycket tid på vårt jobb, och känner sig ständigt stressade. Stressen minskar produktiviteten, och leder till ett negativt ekorrhjul. Ibland är det nödvändigt att känna till små knep och trick och ha vissa förhållningssätt för att hålla ångan uppe. Här är tio sätt som jag prövat. Använd ett av dem redan idag! (Detta är också det tionde numret av veckobrevet Spirande Yrkesliv. Prenumerera du också och få mailet direkt i din inbox, varje måndag.)

Vägra meningslösa möten
Alla möten är inte nödvändiga. Många möten har faktiskt liten betydelse och i så fall bör de undvikas, åtminstone när du har mycket att göra. Prova att säga till din chef: “Jag vet att det är mötet är obligatoriskt, men faktum är att jag tror jag gör mer nytta för organisationen om jag ägnar mig åt [fyll i själv].” Så gjorde jag ofta när jag inte var egenföretagare, och min arbetsgivare accepterade det. Berätta gärna om tekniken för kollegor, så de inte tycker att du ständigt får en gräddfil (ett misstag jag gjorde).

Simma mot strömmen
Att simma mot strömmen är aldrig lätt, men om du alltid gör som alla andra, får du också samma resultat som alla andra. Att gå dina egna vägar och våga tro på dig själv kan öppna oanade möjligheter. Dock ska väl sägas att uppror för sakens egna skull aldrig är bra.

Utnyttja din restid…
… och all annan “dödtid” också förstås. Här finns oanade möjligheter. Kör du bil? Lyssna på en ljudbok med kompetensutvecklande eller inspirerande innehåll. Åker du tunnelbana? Lyssna på en podcast. Får du raster mellan klienter? Läs en bok. Själv använder jag en förnämlig tjänst som heter Pocket. Så fort jag stöter på något jag behöver läsa lite noggrannare – en webbsida eller en rapport – stoppar jag den i min läslista på Pocket. Sedan finns allt material via telefonen eller (ännu hellre) min ipad. Perfekt när man har en stund över!

Undvik väntdöden – agera! 
Det perfekta tillfället kanske aldrig kommer. Det är bättre att påbörja ett projekt än att inte göra något alls. Att inte sätta igång för att man väntar på det perfekta tillfället hänger ofta ihop med att inte våga ta risker. Våga släng dig ut och öka produktiviteten. Det finns alltid nånting du kan göra. Själv har jag haft det här bekymret vilket verkligen sänker produktiviteten. Nu är det mera av “just do it!” i mitt tänkande. Låt det bli en del av ditt också!

Undvik distraktioner 
Japp. Du har hört det hundra gånger. Öppna mailen bara när du vill processa den (här är förresten en artikel jag skrev om e-postrutiner som är väl värd att läsa), minska tiden på facebook och twitter. Jag vill inte bjuda på stora moralkakor här, men visst ligger det något i det. Tänk inte på det som en dåligt-samvete grej. Tänk på det som så att du tvingas pendla mellan att göra olika saker. Om du skriver ett affärsbrev och hoppar över i mailen, behöver du en millisekund för att komma in i affärsbrevet igen. Det låter inte mycket, men varje gång utsöndras en liten liten adrenalindos för att starta om. Om du undviker de här små pytsarna av adrenalin blir du mer uthållig i längden. Våga också stänga dörren om dig om du lätt blir störd av ljud som jag. Förklara för dina kollegor att du ibland behöver arbeta i tystnad så att de inte bara tror att du är en social amöba.

Sätt upp mål
Sätt upp mål för ditt arbete, och se till att gå igenom dem så ofta du kan, åtminstone en gång i veckan. Jag gör det när jag planerar kommande arbetsvecka. Se till att du har en tidshorisont i målen som är rimlig, för mig funkar tre månader bra. Bryt sedan ner det i månadsmål och veckomål. Se också till att gå igenom dina projekt varje vecka, så att allting alltid rör sig framåt. Själv använder jag Omnifocus för detta, men en papperslista och en vanlig kalender funkar såklart utmärkt. Planera aktiviteterna med veckomålet i fokus.

Ta pauser
Pauser behövs för att hålla effektiviteten uppe. Även om du känner att du kan jobba 3 timmar i sträck utan problem, prova att istället jobba intensivt i 40 minuter, ta fem minuter rast. Upprepa tre gånger och ta sedan en längre paus. Upprepa två-tre sådana pass under dagen. Du kommer bli häpen över hur mycket mer du orkar med när du tar mikropauser på det här sättet. Se till att du bryter av och gör något annat i pauserna: ställ dig upp, drick ett glas vatten, jonglera, läs poesi eller vad som helst.

Känn till din primetime
När jobbar du som effektivast? För mig är det på morgonen, för andra är det på kvällen. Planera in det viktigaste arbetspasset efter din effektivaste tidsram. För mig innebär det att jag skriver på bok eller förbereder föreläsningar i ett pass på morgonen, utan att läsa mail eller engagera mig på facebook.

Hour of Power
Lägg också in små pass i veckoschemat där du gör allt det där småkrafset som blir liggande. Skicka de där breven, ringa det där telefonsamtalet, arkivera de där pappren. De där småsakerna som har en tendens att lägga sig på hög. Här ska du ha sådant du kan göra på rutin och som inte kräver för mycket av dig. Ditt fokus är att beta av så mycket som möjligt på en timme! Det är ett skönt avbrott om jobbet i övrigt kräver mycket tankearbete!

Våga delegera och tacka nej
Genom att du jobbar med mål blir det också väldigt tydligt vilka aktiviteter som tar dig framåt i arbetet och vilka som mer är ett hinder. När du stöter på sådant som inte bidrar till att uppfylla ditt mål, undersök om du kan delegera det till någon annan eller helt enkelt tacka nej till att göra uppgiften. Om du tackar nej till en chef, försök då för all del att också motivera på ett sätt som gör chefen glad, genom att exempelvis säga: “vet du, jag förstår att uppgiften är viktig, men den ligger inte helt inom det jag ska genomföra här på jobbet. Jag tror det finns någon annan som kan göra det hela bättre, så jag tackar nej till att göra det här”. Det händer förstås att chefer blir tjuriga över sådant tilltag, men BRA chefer förstår att du prioriterar ditt centrala arbete och ser att det är värdefullt för företaget.