Att ha en tom inbox är ett säkert sätt att se till att alla meddelanden processas ordentligt. Det är lätt att låta mailen byggas upp till ett oöverskådligt berg. Följ gärna mina tips om ett arbetsflöde som gör att du har stenkoll och inte blir stressad av all mail. Du är inte viktigare för att du har 983 olästa mail i din inbox. Du har bara ett dåligt arbetsflöde.

Varför tom inbox?

Min inbox på mailen är i stort sett alltid tom. Det beror inte på att jag får lite mail – snarare tvärtom. Men jag har upptäckt att en tom inbox minskar stressen, för visst känner du igen dig med en överfylld inbox: Var är det där brevet? Har jag agerat på det här? Kan jag slänga det här? Etcetera. Att ha en tom inbox ger möjlighet att ha fullt fokus. Och, om jag vet att jag fått ett mail, men inte ser det i min inbox – då har jag agerat på det. Ut ur syn, ut ur sinn.

Vad är en inbox?

Det låter som en konstig fråga, men tänk dig att du har en stor korg stående i ditt vardagsrum. Där lägger du alla grejor som kommer i din väg. Det är reklambladet från Elgiganten, det är dina nycklar till bilen, ett nytt kontokort har kommit från banken, och så den där katalogen du vill läsa. Allt går ner i korgen. Precis så fungerar din inbox i mailen. Du får reklam, viktiga nyheter, material att läsa igenom, information om möten etcetera. Inboxen är alltså en samlingsplats för en mängd information som behöver bearbetas. Det leder till att hantering av inbox aldrig får vara passiv, den måste alltid vara aktiv.

Läs mailet EN gång

Därför skall du försöka vara aktiv och närvarande när du går igenom din e-post. Avsätt tid för det. När du öppnar ett mail, får du inte stänga ner det och gå till nästa utan att utföra en åtgärd. Det gör att du måste vara på fötterna, och kanske därför inte bör ha e-posten igång hela tiden? Jag rekommenderar att öppna e-posten någon gång efter förmiddagskaffet och ytterligare någon gång under eftermiddagen. Varför inte förrän efter förmiddagskaffet? Jo, för att du skall ägna de första timmarna på jobbet till att göra dina viktigaste arbetsuppgifter.

Mitt arbetsflöde

Jag har alltså under en lång tid haft en helt tom inbox i mailen och tänkte beskriva hur jag åstadkommer detta mer i detalj. Jag följer reglerna ovan. Jag ser dessutom till att jag kan sköta allting från både dator och telefon. När jag väl bestämmer mig för att öppna e-posten har jag följande fasta handlingsalternativ, som i 99% av fallen leder till att mailet försvinner ur syn efter hanteringen:

Släng posten
Vilken befrielse! drygt 80% av min mail går den här vägen! Det är så snabbt gjort när inboxen från början var tom (en helt annan sak när den är full). Jag slänger friskt! All reklam slängs, allt oväsentligt, och nyhetsbrev som jag vill ha men just nu inte läser – släng. Våga släng.
Agera direkt. En del mail kan du agera på direkt – gör det. Kom ihåg att du öppnar e-posten när du är redo att aktivt processa den. Se då till att du också är redo att agera. Det kan handla om att svara på ett mail, att delegera en arbetsuppgift till någon annan (vidarebefodra och släng), att boka ett möte. Agera och släng.

Att-göra-listan
Om du inte kan agera direkt hamnar mailet i att-göra-listan. Det kan bero på en mängd saker att du inte agerar just nu: Du har inte tid, det är inte dags att agera än (du får en påminnelse om att hälsa på någon när han/hon kommer hem från en resa om 8 veckor), du måste fundera etcetera. Kort sagt, om du inte kan agera just nu hamnar det på att-göra-listan. Själv använder jag Omnifocus, ett fantastiskt program för att hantera listor. Omnifocus fungerar så att jag helt enkelt vidarebefodrar mailet med en bra rubrik (exempelvis “Läs rapporten innan mötet”), och vips finns den där när jag går igenom vad som skall göras. Det finns naturligtvis andra listprogram än Omnifocus.

Arkivera
Kanske du inte behöver göra något med informationen, men du vill bevara den. Till det använder jag Evernote. Evernote är mitt digitala arkiv, där allt jag kan tänkas behova i framtiden sparas. Även till Evernote kan jag skicka information direkt från mailen. Jag gör en ärenderad som talar om vilken adressbok materialet skall hamna i med hjälp av @-tecken, och kan också tagga anteckningen med #-tecken. Bilagor medföljer automatiskt och blir sökbara.  Om jag också vill läsa rapporten som jag fick med mailen, skickar jag vidare den till mitt Evernote-konto, och gör en ärenderad i stil med: “Ekonomisk rapport 1:a kvartalet @ekonomi #redovisning #budget #prognos”. På så vis hamnar en anteckning med mitt mail och bilagor under rubriken Ekonomisk rapport 1:a kvartalet i anteckningsboken med namnet ekonomi, och anteckningen blir taggad med nyckelorden redovisning, budget och prognos. Därefter raderas mailet.

Schemalägg
Om informationen i mailet är relaterat till en händelse som äger rum en specifik dag eller ett klockslag, kan jag också kopiera valda delar ur brevet och lägga i kalendern. Så här gör jag ofta om jag ska på talaruppdrag. Då finns en notering i kalendern om vem jag skall möta, alla kontaktuppgifter, om jag fått en vägbeskrivning eller annat direkt tillgängligt. Jag klipper och klistrar och använder macens kalenderprogram.

Läs senare
Till sist får jag ibland e-post med material jag vill läsa senare. Det kan vara en rapport, det kan vara en kollega som skickat en webbsida eller liknande. För det använder jag utmärkta tjänsten Pocket. Även här kan jag vidarebefodra texten direkt till pocket, och sedan  läsa den – bra formaterad just för att läsa – på min ipad i lugn och ro, när jag är ute och reser exempelvis. En digital att-läsa-mapp helt enkelt. Det händer ofta att jag behöver agera på det jag läser, och då gör jag på samma sätt som i mailen: jag skickar en påminnelse till Omnifocus, jag arkiverar texten för jag vill spara den i Evernote, eller jag bokar ett möte. Eller så slänger jag, och får även en tom digital att-läsa-mapp.

Till sist
Samtliga program nämnda fungerar på mac, pc, iphone och ipad med undantag från Omnifocus som inte finns för pc. Det gör att jag har tillgång till mitt arkiv var jag än är, likaså mina att-göra listor. Om du vill komma igång, men har 700 mail i din inbox, rekommenderar jag dig att göra en tömning. Så här skulle jag göra: Filtrera så att du bara ser mail med bilagor. De tenderar att vara lite viktigare. Agera enligt ovan. Två: sortera på namn. Om du har haft lååånga konversationer med svärmor under lång tid, samlas allt på ett enda ställe. Markera rubbet, tryck delete (om du inte vill spara receptet på tigerkaka som du fick förstås). processa enligt ovanstående. I en lång mailkonversation som behöver arkiveras behöver bara det sista mailet skickas till evernote, eftersom hela konversationstråden oftast finns bevarad i mailet. Skicka det vidare, radera sedan rubbet i konversationen. Att gå igenom en mailbox med 500 mail tar allt från 1 timme till en dag.

Jag har heller inte sagt något om mappsystem i mailen. Jag använder det inte. Det förvirrar mer än det tydliggör. Vad är det i mappen? Är det mail som skall processas, eller är det arkiv? Eller vet du inte vad du ska ha mailet till egentligen? Otydligt! Jag föredrar dessutom att ha allt på ett ställe. Om jag får ett mail som har med en kundkontakt att göra, hamnar det i arkivet tillsammans med andra noteringar och dokument om den givna kundkontakten, exempelvis offerter, utkast och annat. Det som hör samman bör finnas på ett enda ställe (om möjligt). Jag kan ju såklart också vara wild & crazy och BÅDE arkivera via Evernote OCH skicka till att-göra-listan. Exempelvis: Den här rapporten behöver sparas, men jag behöver också göra noteringar i den inför kommande möte.

P.S Du är inte viktigare för att du har 983 olästa mail i din inbox. Du har bara ett dåligt arbetsflöde.