Under veckan har jag haft kundmöten och presenterat IPAK – en utvärderingsmodell av kompetensutvecklingsbehov. Det slog mig hur viktigt det är att hantera sina Powerpoints i relation till åhörarmaterial. 

Gör som vanligt och det blir garanterat tråkigt
Du känner säkert igen dig. Du har förberett din presentation, och tänker att du inte behöver ha något manus. Allt finns ju ändå på Powerpointen med snygga punktlistor. För säkerhets skull delar du också ut Powerpointen i förväg till publiken. Så kan de hänga med. Någonstans under presentationer märker du att det är ganska dött i lokalen. Du tvingas växla blick mellan publiken och din powerpoint och tappar kontrollen. När du bläddrar fram till nästa bild, tittar publiken med tomma fiskögon på dig – de vet ju redan vad som finns på bilden. Du har drabbats av ett vanligt presentationstekniskt fel – du har blandat ihop vad manus, powerpoint och åhörarkopior är.

Med en verkningsfull Powerpoint…
Problemet börjar oftast här. Det är alldeles för enkelt att göra väldigt fula punktlistor i Powerpoint. Läs gärna i mitt tidigare veckobrev hur du undviker Death by Powerpoint. Bygg dina Powerpoints med minimalt med text, mycket bilder för att skapa ett stöd till din presentation, inte som materialet i sig.

…behövs ett bra manus
Du behöver ett manus med de där punktlistorna på. De är bra för dig att se på, men helt ointressant för publiken i efterhand. Håll dock ner mängden ord i ditt manus till ett minimum. Jobba med nyckelord så att du blir fri att kommunicera med publiken. Målet är att du ska ha kontakt med publiken – inte med vita duken.

Åhörarkopior
Vad skall publiken då få ut för material? Din Powerpoint, som nu mestadels består av enstaka nyckelord och fotografier eller annat visuellt stödmaterial hjälper inte till särskilt mycket när publiken har kommit tillbaka till sin kammare. Därför gör du en skriven text – inte punktlistor – till publiken som sammanfattar dina resonemang. Under min utbildningsdag i kommunikation delar jag till exempel ut ett häfte om 12 sidor text som sammanfattar utbildningsdagens innehåll. Tänk på att i åhörarkopiorna kan du också utnyttja möjligheten att fördjupa dig i detaljer, statistik och annat som inte gör sig i den muntliga presentationen.

Det var allt för denna gång!

Håkan Fleischer
Fil Dr, föreläsare och inspiratör

P.S Detta är en artikel från veckobrevet Spirande Yrkesliv. Prenumerera du också och få liknande artiklar rakt ner i brevlådan varje måndag morgon.