Browsed by
Månad: januari 2014

Tom inbox ger fullt fokus

Tom inbox ger fullt fokus

 

lär dig varför tom inbox ger fullt fokusAtt ha en tom inbox är ett säkert sätt att se till att alla meddelanden processas ordentligt. Det är lätt att låta mailen byggas upp till ett oöverskådligt berg. Följ gärna mina tips om ett arbetsflöde som gör att du har stenkoll och inte blir stressad av all mail. Du är inte viktigare för att du har 983 olästa mail i din inbox. Du har bara ett dåligt arbetsflöde.

Varför tom inbox?

Min inbox på mailen är i stort sett alltid tom. Det beror inte på att jag får lite mail – snarare tvärtom. Men jag har upptäckt att en tom inbox minskar stressen, för visst känner du igen dig med en överfylld inbox: Var är det där brevet? Har jag agerat på det här? Kan jag slänga det här? Etcetera. Att ha en tom inbox ger möjlighet att ha fullt fokus. Och, om jag vet att jag fått ett mail, men inte ser det i min inbox – då har jag agerat på det. Ut ur syn, ut ur sinn.

Vad är en inbox?

Det låter som en konstig fråga, men tänk dig att du har en stor korg stående i ditt vardagsrum. Där lägger du alla grejor som kommer i din väg. Det är reklambladet från Elgiganten, det är dina nycklar till bilen, ett nytt kontokort har kommit från banken, och så den där katalogen du vill läsa. Allt går ner i korgen. Precis så fungerar din inbox i mailen. Du får reklam, viktiga nyheter, material att läsa igenom, information om möten etcetera. Inboxen är alltså en samlingsplats för en mängd information som behöver bearbetas. Det leder till att hantering av inbox aldrig får vara passiv, den måste alltid vara aktiv.

Läs mailet EN gång

Därför skall du försöka vara aktiv och närvarande när du går igenom din e-post. Avsätt tid för det. När du öppnar ett mail, får du inte stänga ner det och gå till nästa utan att utföra en åtgärd. Det gör att du måste vara på fötterna, och kanske därför inte bör ha e-posten igång hela tiden? Jag rekommenderar att öppna e-posten någon gång efter förmiddagskaffet och ytterligare någon gång under eftermiddagen. Varför inte förrän efter förmiddagskaffet? Jo, för att du skall ägna de första timmarna på jobbet till att göra dina viktigaste arbetsuppgifter.

Mitt arbetsflöde

Jag har alltså under en lång tid haft en helt tom inbox i mailen och tänkte beskriva hur jag åstadkommer detta mer i detalj. Jag följer reglerna ovan. Jag ser dessutom till att jag kan sköta allting från både dator och telefon. När jag väl bestämmer mig för att öppna e-posten har jag följande fasta handlingsalternativ, som i 99% av fallen leder till att mailet försvinner ur syn efter hanteringen:

Släng posten
Vilken befrielse! drygt 80% av min mail går den här vägen! Det är så snabbt gjort när inboxen från början var tom (en helt annan sak när den är full). Jag slänger friskt! All reklam slängs, allt oväsentligt, och nyhetsbrev som jag vill ha men just nu inte läser – släng. Våga släng.
Agera direkt. En del mail kan du agera på direkt – gör det. Kom ihåg att du öppnar e-posten när du är redo att aktivt processa den. Se då till att du också är redo att agera. Det kan handla om att svara på ett mail, att delegera en arbetsuppgift till någon annan (vidarebefodra och släng), att boka ett möte. Agera och släng.

Att-göra-listan
Om du inte kan agera direkt hamnar mailet i att-göra-listan. Det kan bero på en mängd saker att du inte agerar just nu: Du har inte tid, det är inte dags att agera än (du får en påminnelse om att hälsa på någon när han/hon kommer hem från en resa om 8 veckor), du måste fundera etcetera. Kort sagt, om du inte kan agera just nu hamnar det på att-göra-listan. Själv använder jag Omnifocus, ett fantastiskt program för att hantera listor. Omnifocus fungerar så att jag helt enkelt vidarebefodrar mailet med en bra rubrik (exempelvis “Läs rapporten innan mötet”), och vips finns den där när jag går igenom vad som skall göras. Det finns naturligtvis andra listprogram än Omnifocus.

Arkivera
Kanske du inte behöver göra något med informationen, men du vill bevara den. Till det använder jag Evernote. Evernote är mitt digitala arkiv, där allt jag kan tänkas behova i framtiden sparas. Även till Evernote kan jag skicka information direkt från mailen. Jag gör en ärenderad som talar om vilken adressbok materialet skall hamna i med hjälp av @-tecken, och kan också tagga anteckningen med #-tecken. Bilagor medföljer automatiskt och blir sökbara.  Om jag också vill läsa rapporten som jag fick med mailen, skickar jag vidare den till mitt Evernote-konto, och gör en ärenderad i stil med: “Ekonomisk rapport 1:a kvartalet @ekonomi #redovisning #budget #prognos”. På så vis hamnar en anteckning med mitt mail och bilagor under rubriken Ekonomisk rapport 1:a kvartalet i anteckningsboken med namnet ekonomi, och anteckningen blir taggad med nyckelorden redovisning, budget och prognos. Därefter raderas mailet.

Schemalägg
Om informationen i mailet är relaterat till en händelse som äger rum en specifik dag eller ett klockslag, kan jag också kopiera valda delar ur brevet och lägga i kalendern. Så här gör jag ofta om jag ska på talaruppdrag. Då finns en notering i kalendern om vem jag skall möta, alla kontaktuppgifter, om jag fått en vägbeskrivning eller annat direkt tillgängligt. Jag klipper och klistrar och använder macens kalenderprogram.

Läs senare
Till sist får jag ibland e-post med material jag vill läsa senare. Det kan vara en rapport, det kan vara en kollega som skickat en webbsida eller liknande. För det använder jag utmärkta tjänsten Pocket. Även här kan jag vidarebefodra texten direkt till pocket, och sedan  läsa den – bra formaterad just för att läsa – på min ipad i lugn och ro, när jag är ute och reser exempelvis. En digital att-läsa-mapp helt enkelt. Det händer ofta att jag behöver agera på det jag läser, och då gör jag på samma sätt som i mailen: jag skickar en påminnelse till Omnifocus, jag arkiverar texten för jag vill spara den i Evernote, eller jag bokar ett möte. Eller så slänger jag, och får även en tom digital att-läsa-mapp.

Till sist
Samtliga program nämnda fungerar på mac, pc, iphone och ipad med undantag från Omnifocus som inte finns för pc. Det gör att jag har tillgång till mitt arkiv var jag än är, likaså mina att-göra listor. Om du vill komma igång, men har 700 mail i din inbox, rekommenderar jag dig att göra en tömning. Så här skulle jag göra: Filtrera så att du bara ser mail med bilagor. De tenderar att vara lite viktigare. Agera enligt ovan. Två: sortera på namn. Om du har haft lååånga konversationer med svärmor under lång tid, samlas allt på ett enda ställe. Markera rubbet, tryck delete (om du inte vill spara receptet på tigerkaka som du fick förstås). processa enligt ovanstående. I en lång mailkonversation som behöver arkiveras behöver bara det sista mailet skickas till evernote, eftersom hela konversationstråden oftast finns bevarad i mailet. Skicka det vidare, radera sedan rubbet i konversationen. Att gå igenom en mailbox med 500 mail tar allt från 1 timme till en dag.

Jag har heller inte sagt något om mappsystem i mailen. Jag använder det inte. Det förvirrar mer än det tydliggör. Vad är det i mappen? Är det mail som skall processas, eller är det arkiv? Eller vet du inte vad du ska ha mailet till egentligen? Otydligt! Jag föredrar dessutom att ha allt på ett ställe. Om jag får ett mail som har med en kundkontakt att göra, hamnar det i arkivet tillsammans med andra noteringar och dokument om den givna kundkontakten, exempelvis offerter, utkast och annat. Det som hör samman bör finnas på ett enda ställe (om möjligt). Jag kan ju såklart också vara wild & crazy och BÅDE arkivera via Evernote OCH skicka till att-göra-listan. Exempelvis: Den här rapporten behöver sparas, men jag behöver också göra noteringar i den inför kommande möte.

P.S Du är inte viktigare för att du har 983 olästa mail i din inbox. Du har bara ett dåligt arbetsflöde.

Fem sätt att möta publikmotstånd

Fem sätt att möta publikmotstånd

Kanske du känner igen dig: Du håller ditt anförande, argumenterar för din sak och känner att du har byggt upp energi, och så kommer en åskådare med en invändning. Plötsligt är magin (som i alla fall du kände) bruten. Energin faller. Du argumenterar emot invändningen. Du tycker att det är en fånig invändning, och vill platta till invändaren. Det är lätt hänt, men en omöjlig utgångspunkt.

Idag landade alltså fjärde numret av veckobrevet Spirande yrkesliv – inifrån och ut i brevlådan hos en ganska stor skara prenumeranter. Läs hela artikeln du också genom att prenumerera.

Toastmaster på lyckad fest

Toastmaster på lyckad fest

I fredags agerade jag toastmaster på en fest med omkring 70 deltagare. Mottagningen och middagen varade i drygt 5 timmar och det var en del att hålla ihop från scen. Ovana talare skulle introduceras och lugnas. Spex skulle arrangeras, musik skulle passa in i programmet. Själv skulle jag också göra någon liten insats som talare. På det stora hela blev det lyckat. En viktig ingrediens är applåder. Publiken måste få applådera mycket! En annan ingrediens är att de som talar, och som är ovana och lite rädda, känner sig välkomna och varmt bemötta. En tredje viktig sak att hantera som toastmaster är kontakten med kökspersonal och andra nyckelpersoner. Den här gången flöt det på bra får jag säga.

Nöjd med helgens jobb – disputationsfester är otroligt roliga tillställningar att toasta!

Litet prat ger stor framgång. Lär dig hur!

Litet prat ger stor framgång. Lär dig hur!

I dagens upplaga av Spirande yrkesliv – inifrån och ut skriver jag en artikel om small talk. Det är verkligen en svår konst att småprata med folk i syfte att skapa bättre kontakt och öppna vägen för nya affärer eller fördjupade relationer. I veckans artikel går jag genom några enkla saker att hålla i huvudet, för att göra det hela mycket lättare. Varför inte lära dig du med? Detta och mycket mer finns i Spirande Yrkesliv – inifrån och ut. Prenumerera idag.

Spirande yrkesliv – snabba dagliga tips på Facebook

Spirande yrkesliv – snabba dagliga tips på Facebook

20121112-223242.jpgSådär. Alla är barn i början. Jag har nu bytt namn på Facebooksidan till Spirande yrkesliv. På Facebooksidan får man korta dagliga tips som rör kommunikation och personligt ledarskap (motivation, stresshantering, fokus etc) som kan användas i yrkeslivet. Veckobrevet Spirande Yrkesliv kommer fortfarande ut på måndagar och innehåller en matnyttig artikel på förekomna områden.

Så, bli inte förvirrade. Sidan har bara bytt namn.

Slagkraftiga pedagogiska budskap på fem minuter

Slagkraftiga pedagogiska budskap på fem minuter

Spirande yrkesliv – nytt nummer ute

Hej igen! I förra nyhetsbrevet pratade jag om tre sätt att nå ut med din kommunikation, nämligen genom att undervisa, behaga och beröra.  Idag fortsätter vi och tittar närmare på hur du kan slipa ditt undervisande för tydligare och mer slagkraftiga budskap med några enkla grepp du kan tillämpa redan idag! Här ser du de senaste veckobreven om hur du utvecklar inre och yttre kommunikation på jobbet, och kan också prenumerera och få framtida brev. Prenumerera nu!

Bli av med mentala blockeringar – 9 fantastiska filmer till dig!

Bli av med mentala blockeringar – 9 fantastiska filmer till dig!

Ibland behöver vi en spark i baken. Nånting som får igång oss när kroppen funkar, men inte hjärnan. Motivation är ett kärt ämne för många, även här på Fleischer kompetensutveckling och i våra föreläsningar. Jag tänkte bjuda på nio motiverande föreläsningar från TED Talks som är mina favoriter. De handlar just om mentala blockeringar och hur du kan hantera dem.

Dan Pink: The Puzzle of Motivation

Länk till filmen: http://www.youtube.com/watch?v=rrkrvAUbU9Y

Dan Pink har skrivit den mycket läsvärda boken Drive . I boken och i filmen visar han varför morot och piska bara fungerar under vissa förutsättningar, och att det är bättre att arbeta med inre motivation som är syftesorienterad. Så här beskrivs filmen:

Career analyst Dan Pink examines the puzzle of motivation, starting with a fact that social scientists know but most managers don’t: Traditional rewards aren’t always as effective as we think. Listen for illuminating stories — and maybe, a way forward.

 Dan Ariely: What makes us feel good about our work?

Länk till filmen: http://www.ted.com/talks/dan_ariely_what_makes_us_feel_good_about_our_work.html

Dan Ariely är professor i psykologi. Hans huvudbudskap är att meningsfullhet och framgång ger arbete mening. Läs det igen. Har du en arbetssituation som medger dig att se resultat och mening? Så här beskrivs filmen:

Vad motiverar oss att arbeta? Tvärtom mot vad folk tror så är det inte bara pengar. Men det handlar inte bara om glädje heller. Det verkar som om de flesta av oss trivs när vi gör ständiga framsteg och känner en mening med vad vi gör. Beteendevetaren och ekonomen Dan Ariely presenterar två ögonöppnande experiment som avslöjar våra oväntade och nyanserade attityder till mening i vårt arbete

Larry Smith: Why You Will Fail To Have a Great Career

Länk till filmen: http://www.ted.com/talks/larry_smith_why_you_will_fail_to_have_a_great_career.html

Dyster titel, inte sant? Men lugn, här finns inspiration. Genom att undvika fallgroparna kan du faktiskt lyckas.

In this funny and blunt talk, Larry Smith pulls no punches when he calls out the absurd excuses people invent when they fail to pursue their passions.

Mel Robbins – F— YOU – How to Stop Screwing Yourself Over

Länk till filmen: http://tedxtalks.ted.com/video/TEDxSF-Mel-Robbins-F-YOU-How-To

Den här tjejen har sin egna radioshow och är sjukt smart och underhållande. Ändå har hon ett gott innehåll. Varför har du inte allt du vill ha, när du faktiskt har tillgång till allt du behöver för att skapa det? Direkt från beskrivningen av filmen:

Mel Robbins is a married working mother of three, an ivy-educated criminal lawyer, and one of the top career and relationship experts in America. Widely respected for her grab-’em-by-the-collar advice and tough love, Robbins drills through the mental clutter that stands between people and what they want. Her approach is smart, effective and entertaining. Five days a week, Mel hosts her own syndicated radio show The Mel Robbins Show, discussing hot topics and giving advice to callers across America. She is starring in a new series, In-Laws, airing this summer on A&E. In addition, she writes a monthly column for Success Magazine, is a former CNBC contributor and is the co-founder of Advice for Living, Inc., which develops products and television programming with experts in the wellness, health, relationship and career categories. Most nights, once the kids are in bed, you’ll find Mel at home with a bourbon on the rocks and her Australian Shepherd at her feet, writing about life, love and everything else on her award-winning blog: www.melrobbins.com event video by: repertoireproductions.com

Matt Cutts: Try Something New for 30 days

Länk till filmen: http://www.ted.com/talks/matt_cutts_try_something_new_for_30_days.html

Testa något nytt i 30 dagar. På ett enkelt sätt visar Matt hur du sätter upp mål och etablerar nya vanor:

Finns det något du alltid tänkt göra, velat göra, men bara…inte gjort? Matt Cutts föreslår: Prova det i 30 dagar. Detta korta, sorglösa tal inbjuder till ett klyftigt sätt att se på hur man ställer upp och uppnår mål.

Arianna Huffington: How to succeed? Get more sleep

Länk till filmen: http://www.ted.com/talks/arianna_huffington_how_to_succeed_get_more_sleep.html

Antalet böcker om sömn blir fler och fler. Att bli av med mentala blockeringar är ibland så enkelt som att hantera sömnen på rätt sätt. Arianna kliver ur det lilla problemet och tar det stora greppet.

Andy Puddicombe: All it takes is 10 mindful minutes

Länk till filmen: http://www.ted.com/talks/andy_puddicombe_all_it_takes_is_10_mindful_minutes.html

Mindfulness. Att skapa små luckor med tid för att stanna upp i ögonblicket. Nog så viktigt i ett sönderstressat samhälle. Beskrivning av filmen:

When is the last time you did absolutely nothing for 10 whole minutes? Not texting, talking or even thinking? Mindfulness expert Andy Puddicombe describes the transformative power of doing just that: Refreshing your mind for 10 minutes a day, simply by being mindful and experiencing the present moment. (No need for incense or sitting in uncomfortable positions.)

Richard St. John: Success Is a Continuous Journey

Länk till filmen: http://www.ted.com/talks/richard_st_john_success_is_a_continuous_journey.html

Richard problematiserar varför vi nöjer oss när vi nått vårt mål. Det är lätt att nå målet, men svårt att stanna där. Hur många har inte lyckats gå ner i vikt, men sedan inte lyckats hålla den? Om du känner igen dig är det här filmen för dig.

I sin typiskt ärliga stil påminner Richard St. John oss om att framgång inte är en enkelriktad gata, utan en konstant resa. Han använder historien om sitt eget företags framgång och nederlag för att illustrera en viktig läxa — när vi slutar försöka, misslyckas vi.

Kathryn Schulz: On Being Wrong

Länk till filmen: http://www.ted.com/talks/kathryn_schulz_on_being_wrong.html

Jag kan inte hålla med mer. Var inte rädd för att ha fel. Att ha fel är en inbjudan att lära sig något. Se det som en lektion. Dessutom blir vi ju väldigt mycket mer stela om vi inte vågar ha fel. Lekfullheten försvinner. Om Kathryn Schulz:

Most of us will do anything to avoid being wrong. But what if we’re wrong about that? “Wrongologist” Kathryn Schulz makes a compelling case for not just admitting but embracing our fallibility.

Kathryn Schulz is the author of “Being Wrong: Adventures in the Margin of Error,” and writes “The Wrong Stuff,” a Slate series featuring interviews with high-profile people about how they think and feel about being wrong.

Det var nio klipp som jag tycker är bra om mentala blockeringar och om att nå sina mål. Har du några favoritklipp? Posta dem gärna i kommentarerna!

P.S Apropå inspiration: På måndag kommer veckobrevet Spirande yrkesliv ut med ett rykande färskt nummer. Missa inte, prenumerera redan nu!

Vad kan Starwars lära oss om pedagogik?

Vad kan Starwars lära oss om pedagogik?

Jag råkade stöta på en intressant bloggpost om varför Yoda i Starwars är en utmärkt lärare.
 
 Några av egenskaperna hos Yoda, liksom en god lärare är ödmjukhet, att hålla upptäcktslusten högt, att vara medmänsklig, att se potentialen i sin adept och att förmå att utmana alldeles lagom mycket. Jag håller med, och framför allt var det lite smårolig läsning med ett nytt grepp. Här är skälen till att Yoda är en utmärkt lärare (direkt från originalposten)
 
 Compassion: Yoda would do anything for a student. When you see the entire trajectory of the series, you see a Yoda who seems motivated by compassion for his students, even when it costs him personally.
 
 Humility: Yoda was humble throughout the entire series. True, there were moments where his judgment seemed off, but he was always willing to sacrifice fame and fortune in order to help others. Great teachers have this sense of humility when they teach.
 
 Discovery: Watch how Yoda trains Luke and you get a sense that it’s about the journey and the discovery. He doesn’t lay out a systematic framework. He doesn’t bust out rigid lesson plans. He allows Luke to discover his identity and grow in his wisdom.
 
 Character: Instead of seeing education as merely the acquisition of a skill set, Yoda was able to focus on the character of a Jedi instead. For all the talk of reaching the “whole child,” I often find this mindset missing in schools – the notion that education has the potential to make us better people.
 
 Perseverance: The whole concept of “grit” has become more popular lately. Yoda understood that students need to struggle, work hard and keep going. Although I disagree with the “do or do not do” axiom, I love the attitude of sticking with it until you get it right.
 
 Just Enough Help: Yoda could have defeated Darth Vader, but he let Luke do it instead. Great teachers know when to step out of the way and allow their students to thrive.
 
 Potential: Yoda saw potential in Luke when others didn’t. However, he also saw flaws in Anakin that others missed (due to Anakin’s great skills). I think there’s a real value in teachers being able to see students honestly instead of being wowed by someone’s giftedness.
 
 Simplicity: I’m not crazy about Yoda’s fortune cookie advice, but the truth is that sometimes wisdom is simple. Sometimes proverbs are profound. Yoda worked with action-oriented people and helped them to slow down and calm their minds through his use of simplicity.